En enero de este 2024 comentamos la conveniencia de elaborar planes de trabajo con presupuestos y objetivos a alcanzar, mencionamos los beneficios que esto nos daría en nuestro negocio y como comentario chusco incluimos la frase “orden no supervisada, se la lleva la trompada”; pues bien, ya es julio, pasaron 6 meses de la emisión de la nota, por lo que es momento de que revisemos que tan soñadoras o realistas fueron esas metas y presupuestos.
Las sanas prácticas administrativas plantean que las revisiones deben ser aplicadas
constantemente, pero si no lo hicimos así, ahora es un buen momento de abordar el tema.
DE LAS VENTAS O INGRESOS
Las metas en VENTAS las establecimos por cuotas mensuales o por un periodo adecuado a nuestro ciclo de negocios; las fijamos ya sea por vendedor, por línea de negocio, por unidades a vender, por importes a facturar, etcétera, y en su momento las asignamos a los responsables de llevarlas a cabo.
REVISEMOS LO PLANEADO VS., LO EJECUTADO
Sin lugar a dudas, los registros de ventas son el elemento que nos dará toda la información que necesitamos para analizar el comportamiento comercial de nuestro negocio.
Generalmente los sistemas automatizados cuentan con estadísticos que presenten esta información, si tu software no tiene estos elementos ejecutivos, analiza la posibilidad de
cambiarlo.
Otra forma de obtener esta información es revisar la facturación y extraer de ella los datos que nos permitan obtener la información, es laborioso, pero se debe hacer, también podemos pedir al Contador que nos proporcione esta información basada en sus registros.
Ya que contamos con la información base del análisis, comparémosla contra las metas que nos fijamos en enero y empecemos a obtener las desviaciones al plan. Sean las diferencias positivas o negativas debemos de buscar las causas que nos indiquen que pasó y porqué paso.
SI VENDIMOS MÁS DE LO PLANEADO
Primero debemos de felicitarnos por la buena noticia, nuestras finanzas seguramente están por arriba de lo presupuestado, pero después del regocijo indaguemos que pasó: ¿Fuimos cautos y fijamos objetivos cortos? ¿El mercado demandó más de lo que esperábamos?, si fue así ¿Qué motivo esto? ¿El crecimiento no esperado será ya constante? Cada una de las preguntas que hagamos en el análisis de datos deben tener una respuesta fundamentada en los hechos y nos debe indicar que causó la desviación.
SI VENDIMOS MENOS DE LO PROYECTADO
Este análisis debe ser hecho con mente fría, es decir, no buscando culpables si no causas.
Primero examinemos si la meta no se cubrió en general, o la diferencia se presenta en
algunos hitos. Ahora indaguemos que causa tenemos que no permitió lograr lo planeado: ¿El mercado era pequeño para la meta fijada?, ¿El producto no es necesario en el mercado que definimos?, ¿El Vendedor no era el adecuado?, ¿La competencia tiene mejores precios?,
¿La calidad de nuestro producto es menor a la competencia?, no contamos con los inventarios para cubrir el objetivo?
Las preguntas seguramente serán diferentes en cada caso, pero igual que en el análisis anterior, deben tener una repuesta fundamentada en los hechos y nos debe indicar que causó la desviación.
DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS
La revisión del comportamiento de los egresos es igual de importante a la supervisión de los ingresos, e incluso requiera de mayor trabajo ya que el número de registros de egresos es mayor al de los ingresos (a todos nos gustaría tener más facturas emitidas que recibidas, pero nunca es así). Cada peso que salió de nuestras cuentas bancarias debe tener una justificación y haber estado contemplado en el presupuesto de egresos.
En enero dijimos que deberíamos de poner a controlar el presupuesto a la persona más apegada a normas de nuestro negocio, que, si bien no debería de ahorcar o ahogar a la empresa con controles excesivos, si debería de cuidar la justificación del flujo de egresos.
Si no asignamos a esa persona, nos daremos cuenta del error que tenemos que corregir
de inmediato.
GASTAMOS MÁS DE LO PRESUPUESTADO
Basados en el detalle de egresos registrados en la contabilidad, indaguemos las causas que motivaron el exceso en el gasto: ¿Nuestros costos fijos subieron?, ¿Nuestra materia prima tuvo incrementos no previstos?, ¿Los gastos de traslado fueron mayores?, ¿Gastamos en conceptos no presupuestados?, ¿Tenemos gastos no justificados?, en fin, tenemos que encontrar los hitos que motivaron las desviaciones, las causas de éstas y plantearnos ¿Porque hicimos esto?, ¿Qué hubiera pasado de no hacerlo?, ¿Quién lo autorizó?
EL GASTO FUE MENOR A LO PRESUPUESTADO
Aparentemente el gastar menos es una bendición, ahorramos dinero que se verá reflejado en nuestras utilidades, pero, tan malo es gastar de más, como gastar de menos, si el motivo de ello impactó en la operatividad de la empresa.
La primera pregunta que se nos viene a la mente es: ¿Presupuestamos de más?, pero el análisis es mucho más profundo que eso. El ejecutor del presupuesto siempre buscará como ahorrar dinero, pero debemos de cuestionar porque lo hizo y en qué presupuestos lo aplicó, ejemplos : ¿El aprovechar precios de oferta en materias primas impacto en la calidad de nuestros productos?, ¿El no asignar lo previsto a gastos de publicidad disminuyó nuestra penetración en el mercado?, ¿La falta de pago en mantenimiento de equipo repercutió en la producción?, ¿La falta de contratación de vacantes de personal disminuyó la capacidad de trabajo?
Este análisis debe ser hecho por una persona ajena al control mismo, debe tener una mentalidad imparcial, que encuentre los efectos negativos o positivos que nos dejó el ahorro y claro, dictaminar su resultado.
Bien, espero que lo anterior despierte en ustedes la necesidad de revisar sus metas del 2024 y después de hacerlo, ajustar sus objetivos para iniciar un segundo semestre con nuevos ánimos y expectativas.
Hasta la próxima.
EL BUEN ADMINISTRADOR KONEXUS
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